適合初學者的數位化

我已經在另一篇文章中寫了一些有關程序管理的內容。簡單來說,我們只要知道流程是對一個活動的描述,該活動具有多個相互關聯的步驟。當您將它們放在計劃(圖表、流程圖…)中時,您將更好地理解一切是如何進行的,並且您將能夠開始改進流程。我還要補充一點,它不必很複雜——下面的圖片也是一個過程。

有很多有趣的應用程序,但如果您在過程控制方面沒有經驗,我會推薦更通用、快速且易於使用的工具。我主要使用Whimsical(單擊以轉到我介紹它的文章),否則您可以在Figma、Miro 或任何其他有畫布和元素(例如框、文字和箭頭)的地方嘗試FigJam,以將框連接到每個框其他。

我是怎麼做的

雖然我很注重流程,但我沒有受過這方面的專業理論教育。我是自學的,在團隊的日常管理和專案管理中學習了流程管理,所以我總是主要關注實用性和簡單性,以便其他人可以使用流程並理解它 – 無論是同事還是客戶,當我為他們繪製流程時。

開始總是一樣的 – 您需要澄清您想要簡化或自動化的內容(您可以在透過 Make 和 Zapier進行自動化的文章中找到有關自動化的更多資訊)。是否將資料從一個地方傳輸到另一個地方?作業?建立報表或電子郵件?或甚至是整個辦 BC 數據巴西 公室或機構的運作?一旦你弄清楚了,你就可以開始「描繪」當前的情況了。

特殊數據

 

你可以從更一般的角度入手細節,即做一個開始,一個結束,然後逐步分析它們之間的關鍵步驟。如果是更大的事情,這是更好的方法,因為您可能不知道所有子步驟。很多老闆可能都會看到這樣的一些事情↓

 

第二種方法是直接創建整個流程的子步驟,這是我更喜歡的,因為我們通常在初次會議或研討會上與客戶討論從開始 Kruidvat 正在推出自己的市場 到目標之間發生的各種事情。

具體流程

如果你知道這個過程,你會立即想到這個變體中可能發生的一些其他可能的轉折和情況。其次,您可以更具體地列出一些內容 – 上圖在實踐中看起來更像這樣。

 

具體流程詳解

在這種情況下,您已經可以開始思考哪些方面可以改進。或更詳細地了解更全面的概述。此外,您可以開始使用路徑本身,而不僅僅是讓所有東西都線性地在您身後,甚至可以使用顏色來標記它們(在這種情況下,條件 – 綠色可以,紅色錯誤)。

如果有顏色過多的風險,則可以 兄弟數據 使用圖示 – 例如,在這種情況下,可以更謹慎地標記客戶採取的步驟。不管怎樣,如果你喜歡玩,你真的可以用顏色和圖標贏得盡可能多的勝利。但不要忘記每個人都熟悉它。

以同樣的方式,你可以逐漸將這個過程進一步深入,直到你描述了整個當前的狀態。您可以有更多的輸入、輸出,在步驟之間添加時間延遲,在基本方案之外創建更詳細的預覽……整個地圖最終看起來像這樣。

例如,當涉及自動化映射時,我添加了手動步驟和自動步驟的劃分,哪些步驟由哪個應用程式或何時向誰發送通知來解決。隨後,我製作一份副本並開始解決可以調整或自動化的內容、可以在哪裡使用另一個應用程式等問題。 (也就是說,如果我在映射過程中沒有直接解決提到的問題)。最後,上一個畫面的草稿可以如下所示。

 

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